FiscAlert — Gebruikershandleiding

1. Wat FiscAlert doet

FiscAlert verbindt met je officiële ANAF-accounts en zet dichte Roemeense fiscale documenten om in korte, bruikbare samenvattingen en getrouwe vertalingen. Het is gemaakt voor zzp’ers (PFA), kleine bedrijven (SRL) en vooral voor buitenlandse eigenaren die het Roemeense fiscale jargon niet lezen.

De drie dingen die het voor je doet:

• Bewaakt je SPV-postvak — elke kennisgeving, beslissing, ontvangstbevestiging of aanmaning die ANAF plaatst, wordt automatisch opgehaald.
• Vat samen en vertaalt — een AI-samenvatting vertelt je wat elk document is, of je actie moet ondernemen en wat de belangrijkste bedragen en deadlines zijn, in een van de 7 talen.
• Toont wat actie vereist — documenten krijgen het label Betalen / Reageren / Ter info, zodat je in één oogopslag kunt prioriteren, met deadlines op je dashboard.

2. Je account aanmaken en inloggen

1. Ga naar fiscalert.ro en kies Registreren.
2. Vul je e-mailadres en een wachtwoord in. We sturen een verificatielink — klik erop om je adres te bevestigen.
3. Kies op elk moment je taal via het wereldbol-menu rechtsboven. Alles (inclusief AI-samenvattingen) volgt die keuze.
4. Kies een abonnement en start je gratis proefperiode (zie Abonnementen en facturatie).

Je logt in met je e-mailadres en wachtwoord. Ben je het vergeten, gebruik dan Wachtwoord vergeten op de inlogpagina om het per e-mail te resetten.

3. FiscAlert Connect installeren (de brug)

ANAF SPV vereist een gekwalificeerd certificaat dat beschikbaar is in Windows. FiscAlert Connect is een beveiligd Windows-hulpprogramma dat je fysieke USB-token of een compatibel virtueel certificaat gebruikt om SPV te controleren en alleen de gevonden documenten naar je FiscAlert-account stuurt. Je pincode wordt nooit naar FiscAlert verzonden.

Installeren

1. Open de pagina Inbox (SPV) en klik op Downloaden voor Windows.
2. Dubbelklik op de gedownloade FiscAlertConnect-Setup.exe. De app wordt alleen voor de huidige gebruiker geïnstalleerd en vereist geen beheerdersrechten.
3. Het start automatisch en voegt zichzelf toe aan het opstarten van Windows, dus het draait altijd stilletjes op de achtergrond (je ziet een klein pictogram in het systeemvak).

Koppelen aan je account

Koppelen verbindt de app op je pc met je FiscAlert-account. Meestal gebeurt dit automatisch: wanneer je de SPV-pagina opent, detecteert je browser FiscAlert Connect en koppelt in één klik. Je browser kan vragen om „toegang tot apparaten in je lokale netwerk” — klik Toestaan (dat is de pagina die de app op je pc vindt).

Als de automatische melding is geblokkeerd, gebruik dan Handmatig koppelen op de SPV-pagina en voer de getoonde koppelcode in.

Je token-pincode

Bewaar de pincode van je token onder Instellingen → Connect om meldingen tijdens automatische controles te verminderen. Windows versleutelt de pincode in Referentiebeheer; die wordt nooit naar FiscAlert verzonden. Sommige providers vereisen een eigen bevestiging en herhaalde verkeerde pincodes kunnen de token blokkeren.

Ondersteunde certificaten en verbindingsstatus

• Fysieke tokens — Windows-providers voor SafeNet-, Aladdin-, Athena- en Gemalto-tokens worden ondersteund. Houd de token aangesloten en installeer het officiële certSIGN-stuurprogramma.
• certSIGN paperLESS vTOKEN — installeer de Windows-app en meld je aan zodat het certificaat beschikbaar wordt in Windows. certSIGN kan bevestiging via telefoon of authenticator vereisen; FiscAlert kan die beveiliging niet omzeilen.
• Instellingen → Connect — bekijk de verbindingsstatus, laatste en volgende controle en aanwijzingen voor certificaat of pincode, en gebruik ANAF nu controleren voor een directe controle.

4. Je SPV-postvak

De pagina Inbox (SPV) toont alles wat ANAF heeft geplaatst. Elke rij toont wanneer het binnenkwam, het documenttype, het onderwerp, een actielabel en bij welke van je bedrijven het hoort.

• Entiteitskiezer — als je meerdere bedrijven beheert, kies je wiens documenten je bekijkt. Je keuze wordt onthouden terwijl je navigeert.
• Datumfilters — Vandaag / Deze week / Deze maand / Vorige maand, of een aangepast bereik.
• Actielabels — Betalen (verschuldigd bedrag, harde deadline), Reageren (controleren en reageren) of Ter info (een bevestiging, niets te doen). Een banner markeert wat aandacht nodig heeft.
• PDF — download het originele document vanaf elke rij.

Klik op een document om de detailpagina te openen met de AI-samenvatting, de originele Roemeense tekst en de vertaling.

5. AI-samenvattingen en vertalingen

Open een document voor een AI-samenvatting die in vier delen is opgebouwd:

• Wat is dit? — het documenttype, wie het stuurde en aan wie het is gericht.
• Waar gaat het over? — wat er wordt gemeld of vereist, met de fiscale periode en de wettelijke grondslag.
• Moet je iets doen? — een duidelijk JA/NEE, de vereiste actie en de exacte deadline.
• Kerngegevens — elk bedrag, elke datum, elk IBAN en elk referentienummer, precies zoals geschreven.

Onder de samenvatting vind je de originele Roemeense tekst en een getrouwe vertaling in je gekozen taal. Gebruik de taalkiezer boven aan de pagina om de samenvatting en vertaling naar een van de 7 ondersteunde talen om te schakelen.

Zowel de samenvatting als de vertaling kun je als PDF met huisstijl downloaden via de knoppen boven aan het document.

6. e-Factura

De pagina e-Factura toont de elektronische facturen in je ANAF e-Factura-account. Deze functie gebruikt je gekoppelde gekwalificeerde, ANAF-compatibele digitale identiteit, dus verbind die eerst via Instellingen.

• Blader door ontvangen facturen per bedrijf en datumbereik.
• Open een factuur voor een uitgesplitst overzicht — leverancier, klant, regels, btw en totalen.
• Download de originele factuur als XML of als gerenderde PDF.

7. Bedrijven en entiteiten

Voeg de bedrijven (CUI) en persoonlijke fiscale codes (CNP) die FiscAlert moet bewaken toe via Instellingen → Bedrijven (of tijdens het instellen).

Hoeveel je kunt toevoegen, hangt af van je abonnement:

• Solo — 1 bedrijf (CUI) + 1 persoonlijke code (CNP).
• Multi — tot 5 bedrijven (CUI) + 1 persoonlijke code (CNP).

8. Abonnementen en facturatie

FiscAlert biedt twee abonnementen plus een optionele alert-add-on. Actuele prijzen staan op de prijzenpagina (gefactureerd in RON).

• Solo — voor één onderneming of zzp’er.
• Multi — voor maximaal 5 bedrijven, met filtering over meerdere bedrijven.
• Add-on dagelijkse alerts — e-mailwaarschuwingen zodat je van nieuwe documenten hoort zonder de app te openen.

Elk abonnement begint met een gratis proefperiode. Een betaalkaart is vooraf vereist, maar je wordt pas aan het einde van de proefperiode in rekening gebracht en kunt tot dan op elk moment opzeggen.

Beheer je abonnement, werk je kaart bij en download facturen via Instellingen → Facturatie, dat het beveiligde Stripe-klantenportaal opent.

9. E-mailwaarschuwingen

Met de alert-add-on stuurt FiscAlert je een e-mail wanneer er nieuwe documenten binnenkomen, zodat je de app niet open hoeft te houden. Stel ze in via Instellingen → Alerts:

• Frequentie — een dagelijks overzicht elke ochtend, of een wekelijks op een dag naar keuze.
• PDF’s bijvoegen — voeg de PDF van elk nieuw document toe aan de e-mail.
• Aparte e-mail per bedrijf — één e-mail per bedrijf in plaats van één gebundelde.
• Afleveradres — stuur alerts naar een ander adres dan je account-e-mail.

10. Beveiliging en privacy

• Je USB-token blijft lokaal. Certificaathandshakes gebeuren alleen op je pc via FiscAlert Connect; je token en pincode bereiken nooit onze servers.
• Versleuteld opgeslagen. Gevoelige gegevens zoals CNP’s en gecachte document-PDF’s worden in onze database versleuteld met sleutels per record.
• Geauthenticeerde brugverbinding. FiscAlert Connect ondertekent elk bericht naar de cloud met een geheim dat bij het koppelen is afgesproken, zodat niets anders het kan nabootsen.
• AI-documentverzoeken. Wanneer je een AI-vertaling, samenvatting of antwoord over een document vraagt, wordt de volledige aangevraagde PDF naar de OpenAI API gestuurd en kan die CNP of andere persoonsgegevens bevatten. Lees vooraf het Privacybeleid.
• Je gegevens zijn van jou. Exporteer je accountgegevens als JSON of vraag accountverwijdering aan via Instellingen. Minimale registraties kunnen worden bewaard voor de termijnen en doelen in het Privacybeleid.

Zie ons Privacybeleid en onze Servicevoorwaarden voor alle details.

11. Probleemoplossing en veelgestelde vragen

De SPV-pagina zegt „FiscAlert Connect niet geïnstalleerd” terwijl het draait

• Zorg dat er maar één exemplaar draait en dat het als gekoppeld wordt getoond. Open http://127.0.0.1:52474/hello in een nieuw tabblad — je zou een kleine status met "paired":true moeten zien.
• Als je browser vroeg om „toegang tot apparaten in je lokale netwerk” en je dat hebt afgewezen, herlaad de pagina en klik Toestaan.
• Controleer of je antivirus/firewall de lokale verbinding van FiscAlert Connect niet heeft geblokkeerd — zo ja, sta die toe.

Een samenvatting of vertaling is niet gegenereerd

• Klik Opnieuw. De meeste fouten zijn tijdelijk.
• Als er staat dat het document niet kon worden opgehaald, controleer dan of FiscAlert Connect draait en probeer het opnieuw.

Een document staat onder het verkeerde bedrijf

Installeer de nieuwste FiscAlert Connect-versie vanaf de officiële downloadpagina en open de /hello-pagina hierboven om de actieve versie te controleren. Huidige versies plaatsen elk document op basis van de officiële CIF.

Optionele service voor Remote Desktop-compatibiliteit

De normale installatie voegt geen Windows-service toe en vereist geen beheerdersrechten. Voer alleen op aanwijzing van FiscAlert-ondersteuning, na koppeling en opslag van de PIN, "%LOCALAPPDATA%\FiscAlertConnect\FiscAlertConnect.exe" --install-token-service uit in de opdrachtprompt. Windows vraagt beheerdersgoedkeuring voor deze optionele RDP-service.

Windows heeft het installatieprogramma geblokkeerd

Dat is Windows SmartScreen dat voorzichtig is met een pas uitgebrachte app. Het installatieprogramma is ondertekend (uitgever: Wouter Mertens); klik Meer informatie → Toch uitvoeren om door te gaan. De melding verdwijnt naarmate de app reputatie opbouwt.

12. Meer hulp krijgen

Nog steeds vast? Neem contact met ons op via de FiscAlert-website en we helpen je graag — een korte beschrijving en een schermafbeelding versnellen het.

Je kunt deze handleiding als PDF downloaden met de knop boven aan de pagina.