FiscAlert — Benutzerhandbuch

1. Was FiscAlert tut

FiscAlert verbindet sich mit Ihren offiziellen ANAF-Konten und verwandelt dichte rumänische Steuerdokumente in kurze, umsetzbare Zusammenfassungen und originalgetreue Übersetzungen. Es ist für Einzelunternehmer (PFA), kleine Firmen (SRL) und besonders für ausländische Inhaber gemacht, die den rumänischen Steuerjargon nicht lesen.

Die drei Dinge, die es für Sie tut:

• Überwacht Ihren SPV-Posteingang — jede Benachrichtigung, Entscheidung, Quittung oder Mahnung von ANAF wird automatisch abgerufen.
• Fasst zusammen und übersetzt — eine KI-Zusammenfassung sagt Ihnen, was jedes Dokument ist, ob Sie handeln müssen und welche Beträge und Fristen wichtig sind — in einer von 7 Sprachen.
• Hebt hervor, was Handlung erfordert — Dokumente sind als Zahlen / Antworten / Zur Info markiert, damit Sie auf einen Blick triagieren können, mit Fristen auf Ihrem Dashboard.

2. Konto erstellen & anmelden

1. Gehen Sie zu fiscalert.ro und wählen Sie Registrieren.
2. Geben Sie Ihre E-Mail und ein Passwort ein. Wir senden einen Bestätigungslink — klicken Sie darauf, um Ihre Adresse zu bestätigen.
3. Wählen Sie jederzeit Ihre Sprache über das Globus-Menü oben rechts. Alles (einschließlich KI-Zusammenfassungen) folgt dieser Wahl.
4. Wählen Sie einen Tarif und starten Sie Ihre kostenlose Testphase (siehe Tarife & Abrechnung).

Sie melden sich mit E-Mail und Passwort an. Falls Sie es vergessen, nutzen Sie Passwort vergessen auf der Anmeldeseite, um es per E-Mail zurückzusetzen.

3. FiscAlert Connect installieren (die Brücke)

ANAF SPV erfordert ein in Windows verfügbares qualifiziertes Zertifikat. FiscAlert Connect ist eine sichere Windows-Begleit-App, die Ihren physischen USB-Token oder ein kompatibles virtuelles Zertifikat zur SPV-Prüfung verwendet und nur die gefundenen Dokumente an Ihr FiscAlert-Konto sendet. Ihre PIN wird niemals an FiscAlert übertragen.

Installation

1. Öffnen Sie die Seite Inbox (SPV) und klicken Sie auf Für Windows herunterladen.
2. Doppelklicken Sie die heruntergeladene FiscAlertConnect-Setup.exe. Die App wird nur für den aktuellen Benutzer installiert und benötigt keine Administratorrechte.
3. Sie startet automatisch und trägt sich in den Windows-Autostart ein, läuft also immer leise im Hintergrund (Sie sehen ein kleines Taskleisten-Symbol).

Mit Ihrem Konto koppeln

Die Kopplung verbindet die App auf Ihrem PC mit Ihrem FiscAlert-Konto. Meist geschieht das automatisch: Wenn Sie die SPV-Seite öffnen, erkennt Ihr Browser FiscAlert Connect und koppelt mit einem Klick. Ihr Browser fragt eventuell, ob er „auf Geräte in Ihrem lokalen Netzwerk zugreifen“ darf — klicken Sie Zulassen (das ist die Seite, die die App auf Ihrem PC findet).

Falls die automatische Abfrage blockiert wurde, nutzen Sie Manuell koppeln auf der SPV-Seite und geben Sie den angezeigten Kopplungscode ein.

Ihre Token-PIN

Speichern Sie Ihre Token-PIN unter Einstellungen → Connect, um Rückfragen bei automatischen Prüfungen zu reduzieren. Windows verschlüsselt sie im Anmeldeinformations-Manager; sie wird nicht an FiscAlert übertragen. Manche Anbieter verlangen eigene Bestätigungen; wiederholte falsche PINs können den Token sperren.

Unterstützte Zertifikate und Verbindungsstatus

• Physische Token — Windows-Anbieter für SafeNet-, Aladdin-, Athena- und Gemalto-Token werden unterstützt. Lassen Sie den Token angeschlossen und installieren Sie den offiziellen certSIGN-Treiber.
• certSIGN paperLESS vTOKEN — installieren Sie die Windows-App und melden Sie sich an, damit Windows das Zertifikat erkennt. certSIGN kann weiterhin eine Bestätigung per Handy oder Authenticator verlangen; FiscAlert kann diese Sicherheitsmaßnahme nicht umgehen.
• Einstellungen → Connect — prüfen Sie den Verbindungsstatus, letzte und nächste Prüfung sowie Zertifikat- oder PIN-Hinweise und verwenden Sie ANAF jetzt prüfen für eine sofortige Prüfung.

4. Ihr SPV-Posteingang

Die Seite Inbox (SPV) listet alles auf, was ANAF veröffentlicht hat. Jede Zeile zeigt den Eingangszeitpunkt, den Dokumenttyp, den Betreff, eine Aktionsmarkierung und zu welcher Ihrer Firmen es gehört.

• Entitätsauswahl — wenn Sie mehrere Firmen verwalten, wählen Sie, wessen Dokumente Sie sehen. Ihre Wahl bleibt beim Navigieren erhalten.
• Datumsfilter — Heute / Diese Woche / Diesen Monat / Letzten Monat oder ein benutzerdefinierter Zeitraum.
• Aktionsmarkierungen — Zahlen (geschuldeter Betrag, feste Frist), Antworten (prüfen und reagieren) oder Zur Info (eine Bestätigung, nichts zu tun). Ein Banner hebt hervor, was Aufmerksamkeit braucht.
• PDF — laden Sie das Originaldokument aus jeder Zeile herunter.

Klicken Sie auf ein Dokument, um seine Detailseite mit KI-Zusammenfassung, rumänischem Originaltext und Übersetzung zu öffnen.

5. KI-Zusammenfassungen & Übersetzungen

Öffnen Sie ein Dokument für eine KI-Zusammenfassung, die in vier Teile gegliedert ist:

• Was ist das? — der Dokumenttyp, wer es gesendet hat und an wen es gerichtet ist.
• Worum geht es? — was mitgeteilt oder verlangt wird, mit Steuerzeitraum und Rechtsgrundlage.
• Müssen Sie etwas tun? — ein klares JA/NEIN, die erforderliche Handlung und die genaue Frist.
• Wichtige Fakten — jeder Betrag, jedes Datum, jede IBAN und jede Referenznummer, genau wie geschrieben.

Unter der Zusammenfassung finden Sie den rumänischen Originaltext und eine originalgetreue Übersetzung in Ihrer gewählten Sprache. Über die Sprachauswahl oben auf der Seite schalten Sie Zusammenfassung und Übersetzung in eine der 7 unterstützten Sprachen um.

Sowohl die Zusammenfassung als auch die Übersetzung können über die Schaltflächen oben am Dokument als gebrandetes PDF heruntergeladen werden.

6. e-Factura

Die Seite e-Factura zeigt die elektronischen Rechnungen in Ihrem ANAF-e-Factura-Konto. Diese Funktion nutzt Ihre verknüpfte qualifizierte, ANAF-kompatible digitale Identität; verbinden Sie sie daher zuerst in den Einstellungen.

• Durchsuchen Sie empfangene Rechnungen nach Firma und Zeitraum.
• Öffnen Sie eine Rechnung für eine aufgeschlüsselte Ansicht — Lieferant, Kunde, Positionen, MwSt. und Summen.
• Laden Sie die Originalrechnung als XML oder als gerendertes PDF herunter.

7. Firmen & Entitäten

Fügen Sie unter Einstellungen → Firmen (oder bei der Einrichtung) die Firmen (CUI) und persönlichen Steuernummern (CNP) hinzu, die FiscAlert überwachen soll.

Wie viele Sie hinzufügen können, hängt von Ihrem Tarif ab:

• Solo — 1 Firma (CUI) + 1 persönliche Nummer (CNP).
• Multi — bis zu 5 Firmen (CUI) + 1 persönliche Nummer (CNP).

8. Tarife & Abrechnung

FiscAlert bietet zwei Tarife plus ein optionales Benachrichtigungs-Add-on. Aktuelle Preise finden Sie auf der Preisseite (Abrechnung in RON).

• Solo — für ein Unternehmen oder einen Einzelunternehmer.
• Multi — für bis zu 5 Firmen, mit Filterung nach mehreren Firmen.
• Add-on Tägliche Benachrichtigungen — E-Mail-Benachrichtigungen, damit Sie von neuen Dokumenten erfahren, ohne die App zu öffnen.

Jeder Tarif beginnt mit einer kostenlosen Testphase. Eine Zahlungskarte ist im Voraus erforderlich, aber Sie werden erst nach Ende der Testphase belastet und können bis dahin jederzeit kündigen.

Verwalten Sie Ihr Abonnement, aktualisieren Sie Ihre Karte und laden Sie Rechnungen herunter unter Einstellungen → Abrechnung, das das sichere Stripe-Kundenportal öffnet.

9. E-Mail-Benachrichtigungen

Mit dem Benachrichtigungs-Add-on schickt Ihnen FiscAlert eine E-Mail, wenn neue Dokumente eintreffen, sodass Sie die App nicht offen halten müssen. Konfigurieren Sie sie unter Einstellungen → Benachrichtigungen:

• Häufigkeit — eine tägliche Zusammenfassung jeden Morgen oder eine wöchentliche an einem von Ihnen gewählten Tag.
• PDFs anhängen — das PDF jedes neuen Dokuments der E-Mail beifügen.
• Separate E-Mail pro Firma — eine E-Mail pro Firma statt einer kombinierten.
• Zustelladresse — Benachrichtigungen an eine andere als die Konto-E-Mail senden.

10. Sicherheit & Datenschutz

• Ihr USB-Token bleibt lokal. Zertifikats-Handshakes erfolgen nur auf Ihrem PC über FiscAlert Connect; Ihr Token und Ihre PIN erreichen niemals unsere Server.
• Verschlüsselt gespeichert. Sensible Daten wie CNPs und zwischengespeicherte Dokument-PDFs werden in unserer Datenbank mit Schlüsseln pro Datensatz verschlüsselt.
• Authentifizierte Brückenverbindung. FiscAlert Connect signiert jede Nachricht an die Cloud mit einem bei der Kopplung ausgehandelten Geheimnis, sodass es nichts anderes imitieren kann.
• KI-Dokumentanfragen. Bei einer KI-Übersetzung, Zusammenfassung oder Dokumentantwort wird das angeforderte vollständige PDF an die OpenAI-API gesendet und kann CNP oder andere personenbezogene Daten enthalten. Lesen Sie zuvor die Datenschutzerklärung.
• Ihre Daten gehören Ihnen. Exportieren Sie Ihre Kontodaten als JSON oder veranlassen Sie die Kontolöschung in den Einstellungen. Minimale Aufzeichnungen können für die in der Datenschutzerklärung genannten Fristen und Zwecke aufbewahrt werden.

Alle Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und den Nutzungsbedingungen.

11. Fehlerbehebung & FAQ

Die SPV-Seite sagt „FiscAlert Connect nicht installiert“, obwohl es läuft

• Stellen Sie sicher, dass nur eine Kopie läuft und sie als gekoppelt angezeigt wird. Öffnen Sie http://127.0.0.1:52474/hello in einem neuen Tab — Sie sollten einen kleinen Status mit "paired":true sehen.
• Falls Ihr Browser nach „Zugriff auf Geräte in Ihrem lokalen Netzwerk“ gefragt hat und Sie das abgelehnt haben, laden Sie die Seite neu und klicken Sie Zulassen.
• Prüfen Sie, ob Ihr Antivirus/Ihre Firewall die lokale Verbindung von FiscAlert Connect blockiert — falls ja, lassen Sie sie zu.

Eine Zusammenfassung oder Übersetzung wurde nicht erstellt

• Klicken Sie Erneut versuchen. Die meisten Fehler sind vorübergehend.
• Wenn es heißt, das Dokument konnte nicht abgerufen werden, stellen Sie sicher, dass FiscAlert Connect läuft, und versuchen Sie es erneut.

Ein Dokument erscheint bei der falschen Firma

Installieren Sie die neueste FiscAlert-Connect-Version von der offiziellen Downloadseite und öffnen Sie die obige /hello-Seite, um die laufende Version zu prüfen. Aktuelle Versionen ordnen jedes Dokument anhand seines offiziellen CIF zu.

Optionaler Dienst für Remote-Desktop-Kompatibilität

Die normale Installation fügt keinen Windows-Dienst hinzu und benötigt keine Administratorrechte. Führen Sie nur auf Anweisung des FiscAlert-Supports nach der Kopplung und PIN-Speicherung "%LOCALAPPDATA%\FiscAlertConnect\FiscAlertConnect.exe" --install-token-service in der Eingabeaufforderung aus. Windows fordert für diesen optionalen RDP-Dienst eine Administratorfreigabe an.

Windows hat das Installationsprogramm blockiert

Das ist Windows SmartScreen, das bei einer neu veröffentlichten App vorsichtig ist. Das Installationsprogramm ist signiert (Herausgeber: Wouter Mertens); klicken Sie Weitere Informationen → Trotzdem ausführen, um fortzufahren. Die Meldung verschwindet, sobald die App Reputation aufbaut.

12. Weitere Hilfe

Immer noch nicht weiter? Kontaktieren Sie uns über die FiscAlert-Website, und wir helfen Ihnen gern — eine kurze Beschreibung und ein Screenshot beschleunigen das Ganze.

Sie können dieses Handbuch über die Schaltfläche oben auf der Seite als PDF herunterladen.